Si votre agence se consacre au secteur MICE, vous savez par expérience qu'il s'agit d'un domaine qui nécessite une planification très rigoureuse : des mois de travail concentrés sur à peine deux ou trois jours où votre agence joue gros. Les petites erreurs sautent aux yeux facilement, car l'intensité de ces événements fait qu'il n'y a pas beaucoup de marge pour l'improvisation.

Cependant, ce format nous offre aussi un espace pour que le travail bien fait brille avec intensité, nous offrant une conjoncture idéale pour proposer des services additionnels qui fassent ressortir l'événement. Ce plus que votre agence peut offrir vous permet, précisément dans un environnement comme le MICE, d'atteindre un grand nombre de clients potentiels au profil professionnel qui seront très intéressés de connaître l'agence responsable d'une organisation extraordinaire.

La technologie nous offre des solutions pour améliorer nos flux de travail et dynamiser les processus, il est donc possible que vous envisagiez d'utiliser un logiciel qui vous aide à faciliter votre travail MICE. Si vous voulez savoir quelles fonctionnalités sont les principales qui pourraient vous aider à faire la différence dans l'organisation d'événements, congrès ou incentives, continuez à lire et découvrez les clés que MOGU vous offre.

Facilitez la gestion

Un des moments les plus pénibles pour tout participant à un congrès est de contrôler tout le flux de documentation et d'information. À quelle heure est la réception de bienvenue ? Avez-vous les bons pour l'hôtel ? Vous souvenez-vous de qui était l'intervenante du deuxième jour ? Avec MOGU, nous résolvons tous ces inconvénients grâce à notre application mobile : chargez le programme complet de l'événement, et mettez-le à jour quand nécessaire sans avoir besoin de davantage d'échanges d'emails : chaque utilisateur aura toujours la dernière version dans l'application. De plus, vous pouvez charger la documentation du voyage pour chacun des participants afin qu'elle soit toujours disponible dans l'application (tant en ligne que hors ligne).

Intégrez les inscriptions

Créez un formulaire d'inscription pour demander aux participants toutes les informations nécessaires (informations de voyage, allergies, conférences auxquelles ils assistent… ils pourront même choisir quel menu ils préfèrent !) afin de pouvoir les recueillir très simplement : vous pourrez connecter le formulaire avec votre compte Google pour avoir toutes les réponses regroupées dans une seule feuille de calcul qui se mettra à jour automatiquement. Vous pourrez partager ce document Excel avec votre client pour qu'il connaisse l'état des inscriptions à tout moment.

Services additionnels (travail ou loisir)

Tout événement laisse une petite marge pour un temps de repos, que de nombreux participants mettent à profit pour mieux connaître la ville. Pour ces cas-là, vous pouvez leur proposer des activités supplémentaires via l'application mobile : recommandez une excursion dans un village proche, ou une visite guidée de ce monument de la ville qu'ils ne peuvent pas manquer, ou bien une dégustation de vins locaux organisée par votre agence. Vous leur offrirez un extra qu'ils pourront réserver facilement, et payer directement via l'application. Il n'a jamais été aussi confortable d'organiser le bref temps de loisir disponible lors d'un congrès !

Si, au contraire, certains participants préfèrent profiter de cet après-midi libre pour finaliser une réunion en dehors de l'événement, vous pouvez toujours faciliter la gestion via l'application : un transfert, une réservation dans un restaurant où se réunir, ou même une réservation supplémentaire de nuits d'hôtel pour prolonger leur séjour. Profitez de la voie de communication que vous offre l'application pour monétiser l'événement et offrir un service personnalisé et haut de gamme.

Créez une communauté

Une fois l'événement commencé, il est très positif que les contacts circulent, et ici l'application joue un rôle fondamental : les participants peuvent être en contact direct entre eux via le chat de groupe de l'application, de sorte que les actions de networking, si importantes dans ce domaine, se poursuivent une fois la programmation officielle terminée.

De plus, dans l'application, les participants disposent d'une galerie où ils peuvent télécharger les photos et vidéos du congrès, contribuant ainsi à créer une communauté entre les participants.

Maximisez la communication avec les clients

Alors, les clients ne peuvent parler qu'entre eux avec l'application ? Pas du tout ! Ils auront une ligne directe avec l'agence, soit en privé soit via le chat de groupe, pour que vous ne manquiez rien de ce qui se passe et que vous sachiez que tout se déroule au mieux.

En tant qu'agence, vous pourrez également utiliser les notifications pour vous assurer que les participants ne manquent aucune information pertinente : utilisez des notifications d'alerte pour informer des changements de dernière minute dans l'agenda ; envoyez des notifications d'évaluation pour connaître de première main et en temps réel ce que les clients pensent de l'hôtel ou de la nourriture, par exemple ; ou encore envoyez des notifications avec une localisation pour confirmer le point de rendez-vous. Avec les notifications, vous vous assurez que l'information circule !

Nous vous invitons à découvrir MOGU

Si vous avez envie de découvrir comment MOGU peut vous aider à organiser vos MICE de façon inoubliable, planifiez une démo avec nous et nous vous montrerons comment vous pouvez progresser dans vos services d'agence.