Autocars, gourdes, rires… Beaucoup de nos meilleurs souvenirs d'enfance nous ramènent à ces journées spéciales où l'école cessait d'être un bâtiment pour se transformer en une expérience globale : les voyages scolaires. Les limites strictes qui nous entouraient jusqu'alors prenaient un tournant radical : les enseignants se transformaient soudain en compagnons d'aventure, et on découvrait de nouvelles facettes de ses camarades de classe. Sciences, histoire, anglais ou biologie commençaient à prendre forme dans le monde réel, hors des livres, et une sensation nouvelle et inconnue de maturité s'installait chez chacun.

Ces souvenirs nous rappellent l'importance des voyages scolaires pour la croissance et le développement des jeunes. Pour que cette expérience reste dans la mémoire des plus jeunes uniquement comme quelque chose de positif et de transformateur, il est absolument nécessaire que, du côté des familles et des établissements scolaires, il y ait en amont une planification exhaustive allant du choix du voyage à sa réservation et son exécution.

Si vous voulez transformer votre agence en une référence dans la planification des voyages scolaires, continuez à lire. Voici nos cinq conseils pour faire en sorte que pères, mères et établissements scolaires ne veuillent compter que sur votre agence pour leur prochaine grande expérience éducative.

1. Donnez à l'école tout le travail déjà fait

C'est votre moment de présenter vos devoirs : offrez à l'établissement scolaire toutes les informations dont il peut avoir besoin dans un dossier de présentation dans lequel vous incluez la marque de l'école, afin qu'ils se sentent complètement identifiés au voyage dès le départ.

N'oubliez pas que pour les familles, c'est un moment très important : pour beaucoup, ce sera peut-être la première fois que leurs enfants voyagent seuls, l'information ne doit donc pas manquer. Détaillez, de manière visuelle et claire, les plans pour chaque journée, incluez les hébergements, les distances, voire les noms des accompagnateurs et des photos ou commentaires des années précédentes.

N'oubliez pas qu'il est très probable qu'on vous demande des changements : vous devez être capable de réagir rapidement, en adaptant votre proposition avec efficacité afin que la balle de la décision reste toujours dans leur camp.

2. Quand on travaille avec des mineurs, la protection et la confidentialité sont prioritaires

La loi sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques veille à ce que nos données soient en sécurité, il faut donc être particulièrement rigoureux lorsqu'on l'applique à la collecte de données de mineurs. La façon la plus sûre consiste à envoyer aux établissements scolaires un unique formulaire numérique à transmettre aux familles et qui recueille toutes les données personnelles nécessaires au voyage, en détaillant les cessions ou l'utilisation que nous en ferons (hôtels, voyagistes ou compagnies aériennes, par exemple). Ainsi, en un seul envoi, les écoles vous feront parvenir les données et les documents dont vous aurez besoin à chaque étape du voyage. Nous vous recommandons de ne demander que les informations dont vous aurez réellement besoin : ne demandez pas de données inutiles, car cela sera pénible pour les familles et vous deviendrez responsable de données supplémentaires sans utilité pour le voyage.

Profitez de ce même formulaire pour recueillir l'autorisation des parents ou tuteurs légaux pour le voyage, ainsi que la cession des droits à l'image. Les familles seront sûrement ravies de voir les photos que les accompagnateurs prennent à chaque étape ! Et pour votre agence, il est très pratique d'avoir toute la documentation stockée au même endroit et toujours accessible ; nous vous recommandons donc d'utiliser un formulaire intégré à votre CRM.

3. Proposez des facilités de paiement

Un voyage scolaire peut représenter une dépense considérable pour une famille ; si vous proposez des facilités de paiement, vos clients vous en seront reconnaissants : acompte de réservation, paiement en plusieurs fois, possibilité de payer par carte ou par virement… Si, en plus, les paiements sont intégrés dans le même système où les familles ont choisi leur voyage, confirmé l'itinéraire et laissé leurs données, leur confiance grandira et votre image de marque montera en flèche.

4. Rendez accessibles toutes les informations pertinentes

Les familles veulent des solutions simples et, si possible, dans un seul espace. Elles ont déjà un groupe de discussion de la classe, une application de l'école, d'innombrables e-mails de l'association de parents, le livre numérique… Personne ne veut devoir chercher les détails du voyage à quatre endroits différents : les billets de train, le téléphone de l'agence pour les urgences, le nom de l'hôtel de la deuxième nuit, savoir s'ils passent par le village de la grand-mère au retour ou si le menu du dîner comprend des fruits de mer. Offrez-leur un unique espace où ils aient la certitude de pouvoir accéder à toutes les données et documents nécessaires.

5. Communiquez pendant le voyage avec les parents

Les voyages scolaires demandent un soin particulier, car la responsabilité de contribuer à faire découvrir le monde à un groupe de mineurs est grande. Pour les familles, il est essentiel de savoir que les mineurs sont bien pris en charge, et pour cela la communication avec votre agence doit être très fluide : offrez-leur un espace qui, sans être envahissant, leur transmette la tranquillité dont ils ont besoin pour savoir que le voyage de leurs petits se déroule au mieux.

Un bon voyage scolaire est quelque chose d'unique et d'inoubliable, et avec ces conseils les vôtres seront tout simplement irrésistibles !

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