Indice dei contenuti

Se la tua agenzia si dedica al settore MICE, saprai per esperienza diretta che questo è un ambito che richiede una pianificazione molto esaustiva: mesi di lavoro concentrati in appena due o tre giorni in cui la tua agenzia si gioca molto. I piccoli errori saltano all'occhio facilmente, poiché l'intensità di questi eventi fa sì che non ci sia molto margine per l'improvvisazione.

Tuttavia, questo formato ci offre anche uno spazio perché il lavoro ben fatto brilli con intensità, regalandoci una congiuntura ideale per offrire servizi aggiuntivi che facciano spiccare l'evento. Questo plus che la tua agenzia può offrire ti permette, proprio in un ambiente come il MICE, di raggiungere un gran numero di potenziali clienti dal profilo professionale che saranno molto interessati a conoscere l'agenzia responsabile di un'organizzazione straordinaria.

La tecnologia ci offre soluzioni per migliorare i nostri flussi di lavoro e dinamizzare i processi, quindi è possibile che tu stia valutando di usare qualche software che ti aiuti a facilitare il tuo lavoro MICE. Se vuoi sapere quali funzionalità sono le principali che potrebbero aiutarti a fare la differenza nell'organizzazione di eventi, congressi o incentive, continua a leggere e scopri le chiavi che MOGU ti offre.

Facilita la gestione

Uno dei momenti più scomodi per qualsiasi partecipante a un congresso è controllare tutto il flusso di documentazione e informazione. A che ora è la reception di benvenuto? Hai i voucher per l'hotel? Ricordi chi era la relatrice del secondo giorno? Con MOGU risolviamo tutti questi inconvenienti grazie alla nostra app mobile: carica il programma completo dell'evento, e aggiornalo quando necessario senza bisogno di altri scambi di email: ogni utente avrà sempre l'ultima versione nell'app. Inoltre, puoi caricare la documentazione del viaggio per ciascuno dei partecipanti affinché ce l'abbia sempre disponibile nell'app (sia online che offline).

Integra le iscrizioni

Crea un modulo di iscrizione per richiedere ai partecipanti tutte le informazioni necessarie (informazioni di viaggio, allergie, relazioni a cui partecipano… potranno perfino scegliere quale menu preferiscono!) e così poterle raccogliere in modo molto semplice: potrai connettere il modulo con il tuo account Google per avere tutte le risposte raccolte in un unico foglio di calcolo che si aggiornerà automaticamente. Questo documento Excel potrai condividerlo con il tuo cliente perché conosca lo stato delle iscrizioni in ogni momento.

Servizi aggiuntivi (sia lavoro che svago)

Ogni evento lascia un piccolo margine per un tempo di riposo, che molti partecipanti approfittano per conoscere meglio la città. Per questi casi puoi offrire loro attività aggiuntive tramite l'app mobile: raccomanda un'escursione a un paese vicino, o una visita guidata a quel monumento della città che non possono perdersi, o una degustazione di vini locali organizzata dalla tua agenzia. Offrirai loro un extra che potranno prenotare in modo semplice, e pagare direttamente dall'app. Non è mai stato così comodo organizzare il breve tempo di svago disponibile in un congresso!

Se, al contrario, alcuni partecipanti preferiscono approfittare di quel pomeriggio libero per chiudere qualche riunione fuori dall'evento puoi sempre facilitargli la gestione tramite l'app: un trasferimento, una prenotazione in un ristorante dove potersi incontrare, o persino una prenotazione aggiuntiva di notti d'hotel per ampliare la sua permanenza. Sfrutta la via di comunicazione che ti offre l'app per monetizzare l'evento e offrire un servizio personalizzato e di alto livello.

Crea comunità

Una volta iniziato l'evento è molto positivo che fluiscano i contatti, e qui l'app gioca un ruolo fondamentale: i partecipanti possono essere in contatto diretto tra loro tramite la chat di gruppo dell'app, in modo che le azioni di networking, così importanti in questo ambito, continuino una volta terminata la programmazione ufficiale.

Inoltre, nell'app i partecipanti dispongono di una galleria dove poter caricare foto e video del congresso, aiutando così a creare comunità tra i partecipanti.

Massimizza la comunicazione con i clienti

Allora, i clienti possono solo parlare tra loro con l'app? Assolutamente no! Avranno linea diretta con l'agenzia, sia in forma privata che tramite la chat di gruppo, affinché tu non perda nulla di ciò che accade e sappia che tutto procede a gonfie vele.

Come agenzia, inoltre, potrai usare le notifiche per assicurarti che i partecipanti non si perdano nessuna informazione rilevante: usa notifiche di allerta per informare di cambiamenti dell'ultimo minuto nell'agenda; manda notifiche di valutazione per conoscere di prima mano e in tempo reale cosa pensano i clienti dell'hotel o del cibo, ad esempio; oppure puoi inviare notifiche con una posizione per confermare il punto di incontro. Con le notifiche ti assicuri che le informazioni fluiscano!

Ti invitiamo a conoscere MOGU

Se ti va di conoscere come MOGU può aiutarti a organizzare i tuoi MICE in modo indimenticabile, fissa una demo con noi e ti mostreremo come puoi fare progressi nei tuoi servizi come agenzia.