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Pullman, borracce, risate… Molti dei nostri migliori ricordi d'infanzia ci riportano a quei giorni speciali in cui la scuola smetteva di essere un edificio e si trasformava in un'esperienza totale: le gite scolastiche. In esse le rigide dimensioni che fino a quel momento ci avevano circondato cambiavano radicalmente: gli insegnanti si trasformavano all'improvviso in un compagno di avventure in più, e scoprivi nuovi lati dei tuoi compagni di classe. Scienze, storia, inglese o biologia iniziavano a prendere forma nel mondo reale, fuori dai libri, e una nuova sensazione di inedita maturità cominciava a farsi strada in tutti.

Questi ricordi ci danno un indizio dell'importanza che i viaggi scolastici rivestono per la crescita e lo sviluppo di ragazzi e ragazze. Perché questa esperienza resti impressa nel ricordo dei più giovani esclusivamente come qualcosa di positivo e trasformativo è assolutamente necessario che, da parte delle famiglie e degli istituti scolastici, vi sia dietro una pianificazione esaustiva che vada dalla scelta del viaggio fino alla prenotazione e all'esecuzione.

Se vuoi trasformare la tua agenzia in un punto di riferimento nella pianificazione dei viaggi scolastici, continua a leggere. Ti lasciamo i nostri cinque consigli affinché genitori e istituti scolastici vogliano affidarsi solo alla tua agenzia per la loro prossima grande esperienza educativa.

1. Dai alla scuola tutto pronto

È il tuo momento di presentare i compiti: offri all'istituto scolastico tutte le informazioni di cui può aver bisogno in un dossier di presentazione in cui includi il marchio della scuola, in modo che si sentano completamente identificati con il viaggio fin dall'inizio.

Ricorda che per le famiglie è un momento molto importante: per molte di esse può essere la prima volta che i figli viaggiano da soli, per cui non possono mancare informazioni. Dettaglia, in modo visivo e chiaro, i piani per ogni giorno, includi le strutture ricettive, le distanze, persino i nomi dei tutor e foto o commenti degli anni precedenti.

Ricorda che è molto probabile che ti chiedano modifiche: devi essere in grado di reagire con rapidità, adattando la tua proposta con efficacia con l'obiettivo che la palla della decisione sia sempre dalla loro parte.

2. Lavorando con minori, protezione e privacy sono la priorità

La legge sulla protezione dei dati personali e garanzia dei diritti digitali tutela la sicurezza dei nostri dati, per cui bisogna essere particolarmente scrupolosi nell'applicarla quando si raccolgono dati di minori. Il modo più sicuro passa attraverso l'invio agli istituti scolastici di un unico modulo digitale da inoltrare alle famiglie, che raccolga tutti i dati personali necessari per il viaggio, dettagliando le cessioni o l'uso che ne faremo (hotel, tour operator o compagnie aeree, ad esempio). In questo modo, con un'unica registrazione, le scuole ti faranno pervenire i dati e i documenti di cui avrai bisogno per ogni tappa del viaggio. Ti consigliamo di richiedere esclusivamente le informazioni di cui avrai bisogno: non chiedere dati che non ti servono, perché risulterà fastidioso per le famiglie e diventerai responsabile di dati aggiuntivi privi di utilità per lo scopo del viaggio.

Sfrutta lo stesso modulo per raccogliere l'autorizzazione di genitori o tutori legali al viaggio, oltre alla cessione dei diritti d'immagine. Sicuramente le famiglie adoreranno vedere le foto che i tutor scatteranno loro in ogni tappa! E per la tua agenzia è molto pratico avere tutta la documentazione archiviata in un unico luogo e sempre accessibile, per cui ti consigliamo di usare un modulo integrato con il tuo CRM.

3. Offri agevolazioni di pagamento

Un viaggio scolastico può comportare un esborso considerevole per una famiglia, per cui se offri agevolazioni di pagamento i tuoi clienti te ne saranno grati: fare un deposito di prenotazione, frazionamento del pagamento, possibilità di carta o di bonifico… Se, inoltre, i pagamenti sono integrati nello stesso sistema in cui le famiglie hanno scelto il loro viaggio, confermato l'itinerario e lasciato i propri dati, la loro fiducia aumenterà e la tua brand image crescerà a dismisura.

4. Rendi accessibili tutte le informazioni rilevanti

Le famiglie vogliono soluzioni semplici e, possibilmente, in un unico spazio. Hanno già la chat della classe, un'app della scuola, infinite email dei rappresentanti, il libro digitale… Nessuno vuole dover cercare i dettagli del viaggio in quattro posti diversi: i biglietti del treno, il telefono dell'agenzia per le emergenze, il nome dell'hotel della seconda notte, se passano per il paese della nonna al ritorno o se il menu della cena include frutti di mare. Offri loro un unico spazio dove abbiano la certezza di poter accedere a tutti i dati e documenti necessari.

5. Comunica durante il viaggio con i genitori

I viaggi scolastici richiedono una cura particolare, perché la responsabilità di contribuire a far scoprire il mondo a un gruppo di minori è molto grande. Per le famiglie è fondamentale sapere che i minori sono ben seguiti, e per questo la comunicazione con la tua agenzia deve essere molto fluida: offri loro uno spazio che, senza essere invadente, trasmetta la tranquillità di cui hanno bisogno per sapere che il viaggio dei loro piccoli procede a gonfie vele.

Un buon viaggio scolastico è qualcosa di irripetibile e indimenticabile, e con questi consigli i tuoi saranno assolutamente irresistibili!

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